Evaluación de ejemplo · Ilustrativa
Informe semanal de operaciones, evaluado para automatización.
Cómo decide Disponi si un flujo es un primer piloto seguro, mediante el informe semanal de operaciones de un distribuidor regional de alimentos — incluidos los motivos para decir que no.
El flujo actual
Cada viernes, el responsable de operaciones del distribuidor publica un informe semanal sobre inventario, entregas, devoluciones y seguimientos de clientes. Hoy el trabajo es manual, repartido entre cuatro personas y casi siempre se termina a contrarreloj.
Cifras recopiladas de forma puntual
Cada responsable extrae las cifras semanales de su propio sistema a una hoja de cálculo; cuatro personas reúnen por separado el inventario, las entregas, las devoluciones y los seguimientos de clientes.
Peticiones y recordatorios
El miércoles, la persona coordinadora empieza a perseguir las cifras que faltan por correo y en reuniones. Las fuentes que llegan tarde retrasan todo lo posterior.
Montaje y conciliación
La persona coordinadora combina las hojas en un único informe y concilia las cifras contradictorias haciendo preguntas o eligiendo la exportación más reciente.
Revisión y cambios del responsable
El responsable de operaciones revisa y edita el borrador, a menudo el jueves o viernes y normalmente con prisas porque el informe vence.
Distribución
El informe aprobado se envía el viernes por correo a la lista de distribución y el proceso vuelve a empezar la semana siguiente.
Seguimiento recordado manualmente
Las acciones del informe —una ruta que revisar, un proveedor al que llamar— se siguen en la siguiente reunión y en buzones individuales. No hay un único registro que indique si se completaron.
El flujo propuesto
El flujo propuesto mantiene a las mismas personas y los mismos derechos de decisión, y solo sustituye el montaje repetitivo: la recopilación, las comprobaciones de integridad, la redacción y la distribución pasan a programarse y registrarse. La aprobación humana sigue en medio del flujo.
Recopilación de fuentes autorizadas
En el horario configurado, el agente recopila las métricas definidas de los sistemas de origen aprobados, en modo de solo lectura y registrando cada extracción.
Comprobaciones de integridad
El agente verifica que han llegado todas las fuentes previstas y que cada archivo coincide con su formato y periodo de cobertura esperados.
Seguimiento de entradas que faltan
Si falta una fuente, el agente informa a la persona responsable de lo necesario y espera. No inventa una cifra para cubrir el hueco.
Redacción
El agente monta el borrador del informe a partir de los datos recopilados, mostrando la fuente y la fecha de cada cifra.
Aprobación
El borrador llega al responsable para revisión. Los cambios se realizan explícitamente y el registro conserva ambas versiones.
Distribución
El informe aprobado se envía a la lista de distribución en el horario definido por el cliente. El agente nunca distribuye un borrador no aprobado.
Seguimiento de acciones
Los seguimientos que surgen del informe se registran como elementos con responsables y fechas límite, y continúan hasta cerrarse.
Dimensiones de la evaluación
Cada dimensión se razona por separado. No hay una puntuación agregada: un flujo se juzga por sus puntos fuertes, sus condiciones y si cumple los requisitos previos de la siguiente sección.
Recurrencia
¿Con qué frecuencia ocurre este trabajo?
Alta — semanal y previsible
El informe sigue una cadencia semanal fija, con un conjunto de entradas y una salida definidos. La recurrencia es lo que hace que un flujo merezca automatizarse.
Valor
¿Qué ahorra o mejora la automatización?
Moderado y acumulativo
El montaje y la conciliación consumen varias horas de coordinación y gestión cada semana, y los informes tardíos retrasan decisiones. El valor es una hipótesis sobre tiempo y fiabilidad, no un resultado medido, porque aún no se ha medido nada.
Mensurabilidad
¿Podemos observar el resultado?
Fuerte
El éxito es visible y contable: informe entregado a tiempo, todas las fuentes incluidas, ningún cambio no aprobado y seguimientos cerrados. Las medidas propuestas aparecen en la sección del piloto; ninguna se presenta como lograda.
Preparación de los datos
¿Las fuentes son accesibles y estables?
Condicional
Tres sistemas de origen tienen acceso estable y documentado. La cuarta fuente es una exportación CSV manual que depende actualmente de una persona, por lo que la automatización necesita una vía de acceso aprobada o una fuente alternativa antes de incluirla en el piloto.
Esfuerzo de integración
¿Cuánto trabajo requiere conectar?
Bajo a moderado
Las conexiones son de solo lectura y el flujo no escribe en los sistemas de origen. El esfuerzo principal consiste en mapear la fuente CSV y acordar qué campos son los autorizados.
Riesgo de la acción
¿Qué podría salir mal?
Bajo
El flujo no contacta con clientes, cambia pedidos ni mueve dinero. Una persona revisa cada resultado antes de distribuirlo, así que el alcance de un error es un borrador interno, no una acción importante.
Carga del cambio
¿Cuánto debe cambiar el equipo?
Baja
Las funciones y responsabilidades se mantienen: quienes gestionan siguen proporcionando cifras y aprobando el informe. Lo que cambia es quién lo monta, precisamente la parte repetitiva.
Idoneidad para el piloto
¿Es un buen primer flujo?
Candidato sólido
Está centrado en lectura, sujeto a aprobación y es de bajo riesgo, con una persona responsable. La idoneidad es un juicio razonado sobre las dimensiones anteriores, no una puntuación ponderada, y depende de los requisitos previos siguientes.
Responsabilidad y límites
Responsable y activador
- Responsable: La persona responsable de operaciones del distribuidor, que responde del informe, su distribución y los seguimientos que genera.
- Activador: Un horario semanal configurado: recopilación el jueves, borrador el viernes por la mañana y distribución tras la aprobación.
Sistemas y permisos
- Solo lectura: Sistema de inventario, planificación de entregas y CRM: se extraen métricas, nunca se escriben.
- Escritura: Solo la carpeta compartida de informes, donde se guardan el borrador y el informe aprobado.
- Distribución: La lista de distribución existente, usada únicamente para el informe aprobado.
Exclusiones explícitas
- Ningún mensaje dirigido a clientes.
- Ningún cambio en pedidos, entregas o registros financieros.
- Ninguna escritura en sistemas de origen, ni siquiera para «limpiar» datos.
- Ninguna interpretación del significado de las cifras; eso sigue en manos del responsable.
Puntos de control humano
- Las personas responsables de los datos confirman o aportan las entradas que faltan, con seguimiento del agente.
- La persona responsable de operaciones revisa y aprueba cada borrador antes de distribuirlo.
- El responsable, no el agente, asigna los elementos de acción a personas concretas.
Excepciones
- Excepción empresarial: Una persona responsable cuestiona una definición de KPI o quiere cifras distintas. Decide el cliente: el agente se pausa y espera instrucciones.
- Excepción técnica: Un sistema de origen no responde o una exportación está mal formada. Disponi se ocupa de supervisar, recuperar y comunicar; el informe se marca como incompleto en vez de rellenarse en silencio.
Motivos para aplazar o rechazar este flujo
- Las definiciones de KPI están en disputa y nadie se responsabiliza de ellas.
- Una fuente necesaria no tiene una vía de acceso aprobada ni sustituto.
- No hay una persona responsable del proceso que apruebe borradores y asuma las acciones.
- Se espera que el informe tome o autorice decisiones importantes sin control humano; la automatización se aplaza hasta que exista dicho control.
Alcance del piloto, aceptación y recomendación
Alcance del piloto
Un piloto de cuatro semanas y solo lectura que cubre tres de las cuatro fuentes. El piloto separa claramente las responsabilidades:
- El piloto sí hace: Recopilar fuentes (lectura), ejecutar comprobaciones de integridad, hacer seguimiento de entradas que faltan (coordinación) y montar el borrador (preparación).
- El piloto no hace: Aprobar, distribuir ni seguir acciones. La aprobación y distribución siguen siendo totalmente manuales y no se escribe en ningún sistema de origen.
Criterios de aceptación
- Cuatro informes semanales consecutivos completados mediante el flujo piloto.
- Cada fuente prevista se recopila a tiempo al menos el 95 % de las veces.
- Ningún cambio no aprobado en ninguna cifra entre la recopilación y el borrador.
- La persona responsable reconoce cada borrador y lo aprueba antes de distribuirlo.
- No se escribe ningún dato en un sistema de origen ni se envía ningún mensaje a un cliente.
Plan de medición
El piloto mediría: tiempo de recopilación de fuentes, tasa de integridad, tiempo desde la recopilación hasta el borrador aprobado, número de seguimientos de entradas que faltan, tiempo de revisión y borradores que necesitan corrección. Son medidas propuestas para el piloto; ninguna es un resultado logrado porque el piloto aún no se ha realizado.
Recomendación condicional
Proceder con un piloto de cuatro semanas y solo lectura, con tres condiciones: que la persona responsable de operaciones asuma formalmente el informe y sus seguimientos; que la fuente CSV tenga una vía de acceso aprobada (o un sustituto); y que una persona apruebe cada borrador antes de distribuirlo. Si las definiciones de KPI siguen en disputa o no se aprueba el acceso a las fuentes, aplazar. Si el informe evoluciona hacia acciones importantes sin control humano, rechazar.
Por qué esto va antes que la coordinación
Los informes están al principio de la progresión: observan y preparan, son de solo lectura y cada resultado se revisa. Una primera implantación segura debe ser lo útil con menor riesgo, por eso el flujo principal muestra una fase posterior en la que el mismo distribuidor coordina cambios de entrega con aprobaciones y acciones limitadas. No todos los clientes siguen este camino y Disponi no afirma lo contrario.
- ObservarFlujos de solo lectura que recopilan y preparan información.
- PrepararBorradores, comprobaciones y seguimientos que permanecen dentro del equipo.
- Coordinar con aprobaciónCoordinación entre sistemas que se pausa para la aprobación del cliente en puntos importantes.
- Actuar dentro de la políticaAcciones limitadas y registradas dentro de las reglas que define el cliente.
El límite de la operación compartida
El mismo modelo de responsabilidad se aplica a todos los flujos: el criterio empresarial y la responsabilidad final siguen en manos del cliente; la operación de la plataforma y los incidentes técnicos, en manos de Disponi.
El cliente se responsabiliza de
- Los objetivos empresariales y qué significa el éxito para cada flujo de trabajo
- Las definiciones de KPI y qué cifras se consideran correctas
- Las decisiones de acceso: qué sistemas puede usar Disponi y qué puede hacer en ellos
- La política empresarial, incluidos los límites que exigen aprobación
- Las aprobaciones de decisiones importantes antes de que Disponi ejecute una acción limitada
- La revisión de los resultados, las decisiones sobre su significado y la responsabilidad empresarial final
Disponi se responsabiliza de
- El funcionamiento de la plataforma y mantener activo el flujo configurado
- El mantenimiento de la configuración del flujo cuando cambian los sistemas
- La salud de las integraciones y la supervisión de las conexiones
- La supervisión técnica, las alertas y la detección de incidentes
- La respuesta, recuperación y comunicación ante incidentes técnicos
- La comunicación honesta del estado cuando una excepción técnica bloquea una solicitud
«Gestionado» significa que Disponi opera el sistema y el flujo de trabajo configurado. No transfiere la responsabilidad empresarial del cliente ni garantiza resultados empresariales.