Relatório semanal de operações, avaliado para automatização.

O fluxo atual

Todas as sextas-feiras, o gestor de operações do distribuidor publica um relatório semanal sobre inventário, entregas, devoluções e seguimentos de clientes. Hoje, o trabalho é manual, distribuído por quatro pessoas e quase sempre concluído contra o relógio.

O fluxo proposto

O fluxo proposto mantém as mesmas pessoas e os mesmos direitos de decisão e substitui apenas a compilação repetitiva: recolha, verificações de completude, elaboração e distribuição passam a ser agendadas e registadas. A aprovação humana mantém-se no centro do fluxo.

Dimensões da avaliação

Cada dimensão abaixo é analisada individualmente. Não existe uma pontuação agregada — um fluxo é avaliado pelos seus pontos fortes, condicionais e pelo cumprimento dos pré-requisitos da secção seguinte.

1. Recorrência

   Com que frequência acontece este trabalho?

   Alta — semanal e previsível

   O relatório segue uma cadência semanal fixa, com entradas e uma saída definidas. A recorrência é o que torna um fluxo digno de automatização.

2. Valor

   O que poupa ou melhora a automatização?

   Moderado, cumulativo

   A compilação e reconciliação consomem várias horas do coordenador e do gestor todas as semanas, e relatórios tardios atrasam decisões. O valor é uma hipótese sobre tempo e fiabilidade — não um resultado medido, pois ainda nada foi medido.

3. Mensurabilidade

   Conseguimos observar o resultado?

   Forte

   O sucesso é visível e contável: relatório entregue a tempo, todas as fontes incluídas, nenhuma alteração não aprovada e seguimentos encerrados. As medidas propostas constam da secção do piloto; nenhuma é apresentada como alcançada.

4. Preparação dos dados

   As fontes são acessíveis e estáveis?

   Condicional

   Três sistemas de origem têm acesso estável e documentado. A quarta fonte é uma exportação CSV manual que depende atualmente de uma pessoa, pelo que a automatização precisa de um acesso aprovado ou de uma fonte alternativa antes de o piloto a poder incluir.

5. Esforço de integração

   Quanto trabalho é necessário para ligar os sistemas?

   Baixo a moderado

   As ligações são só de leitura e o fluxo não escreve nos sistemas de origem. O principal esforço é mapear a fonte CSV e acordar quais os campos de referência.

6. Risco da ação

   O que pode correr mal?

   Baixo

   O fluxo não contacta clientes, altera encomendas nem movimenta dinheiro. Cada resultado é revisto por uma pessoa antes da distribuição, por isso o impacto de um erro é um rascunho interno, não uma ação importante.

7. Esforço de mudança

   Quanto terá a equipa de mudar?

   Baixo

   As funções e responsabilidades mantêm-se: os gestores continuam a fornecer números e a aprovar o relatório. O que muda é quem o compila — precisamente a parte repetitiva.

8. Adequação ao piloto

   É um bom primeiro fluxo?

   Candidato forte

   É intensivo em leitura, sujeito a aprovação e de baixo risco, com um responsável definido. A adequação é um juízo fundamentado nas dimensões acima, não uma pontuação ponderada — e depende dos pré-requisitos abaixo.

Responsabilidade e limites

Responsável e acionador

• Responsável: O gestor de operações do distribuidor, responsável pelo relatório, pela sua distribuição e pelos seguimentos que gera.
• Acionador: Um horário semanal configurado — recolha à quinta-feira, rascunho na manhã de sexta e distribuição após aprovação.

Sistemas e permissões

• Só de leitura: Sistema de inventário, plano de entregas e CRM — as métricas são recolhidas, nunca escritas.
• Escrita: Apenas na pasta partilhada de relatórios, onde ficam o rascunho e o relatório aprovado.
• Distribuição: A lista de distribuição existente, usada apenas para o relatório aprovado.

Exclusões explícitas

• Nenhuma mensagem dirigida a clientes.
• Nenhuma alteração a encomendas, entregas ou registos financeiros.
• Nenhuma escrita nos sistemas de origem, nem para «limpar» dados.
• Nenhuma interpretação do significado dos números — isso cabe ao gestor.

Pontos de controlo humano

• Os responsáveis pelos dados confirmam ou fornecem entradas em falta (com seguimento do agente).
• O gestor de operações revê e aprova todos os rascunhos antes da distribuição.
• As ações são atribuídas a responsáveis identificados pelo gestor, não pelo agente.

Exceções

• Exceção empresarial: Um gestor contesta uma definição de KPI ou pretende valores diferentes. O cliente decide — o agente pausa e aguarda instruções.
• Exceção técnica: Um sistema de origem está inacessível ou uma exportação está malformada. A Disponi é responsável pela monitorização, recuperação e comunicação; o relatório é marcado como incompleto em vez de ser preenchido silenciosamente.

Motivos para adiar ou rejeitar este fluxo

• As definições de KPI são contestadas e não têm responsável.
• Uma fonte obrigatória não tem acesso aprovado nem alternativa.
• Não existe um responsável pelo processo que aprove rascunhos e assuma as ações.
• Espera-se que o relatório tome ou autorize decisões importantes sem controlo humano — a automatização é adiada até existir esse controlo.

Âmbito do piloto, aceitação e recomendação

Âmbito do piloto

Um piloto de quatro semanas, só de leitura, que abrange três das quatro fontes. O piloto separa claramente as responsabilidades:

• O piloto faz: Recolhe fontes (leitura), executa verificações de completude, acompanha entradas em falta (coordenação) e compila o rascunho (preparação).
• O piloto não faz: Aprovar, distribuir ou acompanhar ações. A aprovação e distribuição mantêm-se totalmente manuais e nenhum sistema de origem recebe dados.

Critérios de aceitação

• Quatro relatórios semanais consecutivos concluídos através do fluxo piloto.
• Todas as fontes esperadas recolhidas a tempo em pelo menos 95% das ocasiões.
• Nenhuma alteração não aprovada a qualquer valor entre a recolha e o rascunho.
• O gestor reconhece todos os rascunhos e aprova-os antes da distribuição.
• Nenhum dado é escrito num sistema de origem e nenhuma mensagem é enviada a clientes.

Plano de medição

O piloto mediria: tempo de recolha das fontes, taxa de completude, tempo entre recolha e rascunho aprovado, número de seguimentos de entradas em falta, tempo de revisão e rascunhos que precisam de correção. São medidas propostas para o piloto — nenhuma é um resultado alcançado, pois o piloto ainda não decorreu.

Recomendação condicional

Avançar com um piloto de quatro semanas, só de leitura, com três condições: o gestor de operações assume formalmente o relatório e os seus seguimentos; a fonte CSV obtém um acesso aprovado (ou substituto); e uma pessoa aprova cada rascunho antes da distribuição. Se as definições de KPI continuarem em disputa ou o acesso às fontes não for aprovado, adiar. Se o relatório evoluir para ações importantes sem controlo humano, rejeitar.

Por que vem antes da coordenação

O relatório fica no início da progressão: observa e prepara, é só de leitura e todos os resultados são revistos. Uma primeira implementação segura deve ser a opção útil de menor risco — por isso o fluxo principal mostra uma fase posterior, em que o mesmo distribuidor coordena alterações de entrega com aprovações e ações limitadas. Nem todos os clientes seguem este caminho e a Disponi não afirma o contrário.

1. ObservarFluxos só de leitura que recolhem e preparam informação.
2. PrepararRascunhos, verificações e seguimentos que ficam dentro da equipa.
3. Coordenar com aprovaçãoCoordenação entre sistemas que pausa para aprovação do cliente em pontos importantes.
4. Agir dentro da políticaAções limitadas e registadas dentro das regras definidas pelo cliente.

Ver o fluxo principal — a fase posterior e limitada →

O limite da operação partilhada

O mesmo modelo de responsabilidade aplica-se a todos os fluxos: o discernimento empresarial e a responsabilidade final ficam com o cliente; a operação da plataforma e os incidentes técnicos ficam com a Disponi.