Fluxo ilustrativo
Uma alteração de entrega, coordenada do início ao fim.
Como a Disponi trata de um pedido rotineiro de alteração de entrega para um distribuidor regional de alimentos — associa a encomenda, verifica as regras, age dentro da política e acompanha até ao fim, com todos os passos registados.
O cenário
O cenário pertence a um distribuidor regional de alimentos sem nome que abastece mercearias independentes em três regiões adjacentes. Opera rotas diárias a partir de um armazém central e a equipa coordena alterações por email.
- Contacto do cliente: Mara Chen, coordenadora de distribuição na Harbor Street Market.
- Pedido: Mudar a entrega de terça-feira da encomenda ORD-10482 das 10:30 para as 14:00.
- Sistemas envolvidos: A caixa de entrada partilhada, o sistema de encomendas, o sistema de expedição e o calendário de entregas partilhado.
Como o pedido avança
Este é o percurso seguro: um pedido de alteração que cumpre as regras operacionais configuradas pelo distribuidor. Cada fase é um passo que o agente executa, com o registo que deixa.
Pedido recebido
Mara Chen, coordenadora de distribuição na Harbor Street Market, envia um email para a caixa partilhada: «Podemos mudar a entrega de terça-feira para as 14:00?» O agente classifica a mensagem como pedido de alteração de entrega e confirma que o remetente é um contacto conhecido de uma encomenda existente.
Encomenda associada
O pedido é associado à encomenda ORD-10482, que já tem uma entrega marcada para terça-feira. O agente obtém o registo da encomenda, a morada de entrega e a janela atual no sistema de encomendas.
Verificações de horário e política
O agente verifica o horário de expedição para as 14:00 e compara o pedido com a política de entrega configurada pelo distribuidor: janelas permitidas, regras para o próprio dia e limiar de aprovação de alterações.
Ação limitada, dentro da política
A alteração está dentro dos limites configurados, por isso o agente pode agir. Atualiza a janela de entrega no registo da encomenda no sistema de expedição — nada além do pedido de alteração.
Atualizações dos sistemas afetados
O sistema de expedição, o registo da encomenda e o calendário de entregas partilhado são atualizados de uma só vez. Cada atualização indica o pedido de origem e a regra de política que a autorizou.
Comunicação às partes interessadas
O contacto do cliente recebe a confirmação da nova janela e o motorista atribuído é notificado da alteração. Ambas as mensagens são enviadas pela caixa partilhada, para que nada fique oculto numa conversa privada.
Registo da ação
O agente cria um registo atribuível: o que foi pedido, que verificações foram executadas, que regra permitiu a ação, o que mudou e quando. O registo identifica o pedido, e não o agente, como origem da alteração.
Seguimento
No dia da entrega, o agente confirma que esta foi concluída à hora acordada e fecha o ciclo. Qualquer situação invulgar é sinalizada à equipa de operações do distribuidor em vez de ser aceite silenciosamente.
Ramo: quando uma alteração precisa de aprovação empresarial
Nem todos os pedidos cumprem as regras configuradas. Quando uma alteração ultrapassa um limite de política ou não tem uma resposta determinística segura, a Disponi pausa e leva a decisão ao cliente — nunca inventa uma decisão empresarial.
Exceção empresarial — o cliente decide
Pedido fora da política
Mara pede para dividir a entrega de terça-feira por duas paragens. A divisão excede a regra de uma paragem por rota do distribuidor, acima do limiar de aprovação configurado.
Pausa com contexto
O agente não inventa uma decisão. Pausa e apresenta o contexto relevante ao gestor de operações do distribuidor: a rota, a encomenda afetada, a regra da política e as opções que cumprem as regras.
O cliente decide
O gestor de operações aprova uma variante ou recusa. Enquanto o pedido aguarda, nenhum registo de encomenda, horário ou mensagem é alterado. O agente não age até ser registada uma aprovação.
A resolução segue a decisão
Depois da aprovação, o agente aplica exatamente o que foi aprovado, atualiza os sistemas afetados, notifica as partes e regista a aprovação juntamente com a ação. Se for recusado, o requerente é informado e o pedido é encerrado.
Ramo: quando uma dependência técnica falha
Por vezes, o bloqueio não é uma questão empresarial. Uma integração indisponível, uma autorização expirada ou um formato de dados inesperado é uma exceção técnica — pertence e é resolvida pela Disponi e nunca é apresentada como um pedido empresarial concluído com sucesso.
Exceção técnica — a Disponi responde
Integração indisponível
O sistema de expedição está inacessível quando o agente tenta atualizar a janela de entrega. O agente marca o pedido como bloqueado por uma exceção técnica, tenta novamente dentro dos limites configurados e escala para a monitorização da Disponi — o pedido não é marcado como resolvido.
Autorização expirada
Uma ligação entre sistemas falha porque uma credencial de integração expirou. O agente deteta a falha, pausa o pedido e alerta as operações da Disponi. Não tenta uma solução improvisada não suportada e o pedido fica aberto até a integração estar saudável.
Dados de origem malformados
Uma nota de entrega chega num formato inesperado que não pode ser associado com confiança a uma encomenda. O agente assinala a ambiguidade e pede esclarecimento em vez de adivinhar. O pedido empresarial não é dado como concluído enquanto os dados não forem fiáveis.
Exceção técnica, responsabilidade da Disponi
Cada falha técnica acima é um incidente da plataforma ou integração: a Disponi monitoriza, recupera e comunica o estado. O cliente é informado de que o pedido está suspenso e do motivo. A resolução empresarial só acontece depois de a exceção técnica estar encerrada e o trabalho poder ser concluído corretamente.
Quem é responsável por quê
O limite que mantém tudo seguro é simples: as decisões empresariais ficam com o cliente e a operação técnica fica com a Disponi.
O cliente é responsável por
- Objetivos empresariais e o significado de sucesso para cada fluxo de trabalho
- Definições de KPI e quais os números considerados corretos
- Decisões de acesso: que sistemas a Disponi pode utilizar e o que pode fazer neles
- Política empresarial, incluindo os limites que exigem aprovação
- Aprovações de decisões importantes antes de a Disponi executar uma ação limitada
- Revisão dos resultados, decisões sobre o seu significado e responsabilidade empresarial final
A Disponi é responsável por
- Operação da plataforma e continuidade do fluxo de trabalho configurado
- Manutenção da configuração do fluxo à medida que os sistemas mudam
- Saúde das integrações e monitorização das ligações
- Monitorização técnica, alertas e deteção de incidentes
- Resposta, recuperação e comunicação de incidentes técnicos
- Comunicação honesta do estado quando uma exceção técnica bloqueia um pedido
«Gerido» significa que a Disponi opera o sistema e o fluxo de trabalho configurado. Não transfere a responsabilidade empresarial do cliente nem garante resultados empresariais.
Onde se enquadra
A coordenação de encomendas não seria o primeiro fluxo implementado por este distribuidor. É uma etapa posterior e mais limitada — a avaliação de exemplo mostra o fluxo inicial de relatórios, intensivo em leitura. A progressão é um caminho que a Disponi pode seguir, não uma garantia de que todos os clientes o seguem.
- ObservarFluxos só de leitura que recolhem e preparam informação.
- PrepararRascunhos, verificações e seguimentos que ficam dentro da equipa.
- Coordenar com aprovaçãoCoordenação entre sistemas que pausa para aprovação do cliente em pontos importantes.
- Agir dentro da políticaAções limitadas e registadas dentro das regras definidas pelo cliente.